# 审计单元：工程管理中心 / 资料室
职责：项目资料收集分类归档 ，项目日常资料合规检查，包括项目保险购买、延期核查
功能模块数：8

## 1. 资料分类与档案库管理  (OA:审批 T+:)
分类体系配置 支持自定义多级分类（如：行政档案、人事档案、财务档案、项目档案、合同档案、图纸档案、知识产权档案、质量档案、设备档案）。每个类别可设置不同的元数据字段（如项目档案需包含项目编号、起止日期、投资额）。 档案库管理 建立虚拟档案库（对应实体库房/密集架/电子存储区）。支持按年度、部门、保密等级、保存期限等维度创建档案库。 保存期限规则 按国家档案法、行业规定设置各类资料的保存期限（永久/30年/10年/5年）。系统自动计算到期日期，提前提醒鉴定销毁。 存储位置管理 实体档案记录库房号、密集架排号、列号、层号、盒号。支持条形码/二维码/RFID标签，快速定位。电子档案记录存储路径或云存储ID。

## 2. 资料归档与接收  (OA: T+:)
在线归档申请 业务部门在线提交归档申请，上传电子文件（或填写实体档案信息）。必填字段：资料名称、来源部门、形成日期、归档范围、保密等级、保存期限。 归档审核 资料室管理员审核格式完整性、元数据准确性、保密等级合理性。不符合要求的退回修改。 自动归档接口 与其他业务模块（合同管理、项目管理系统、财务系统、人事系统）对接，实现关键文件（已审批合同、验收报告、财务报表、员工档案）自动归档至资料室，减少人工上传。 批量导入与扫描 支持批量导入电子文件夹结构，自动识别文件属性。支持高速扫描仪集成，纸质文件扫描后自动生成PDF并建立索引。 归档编号生成 归档通过后，系统自动生成唯一的档案编号（可按分类+年度+流水号规则）。打印条形码/二维码贴于实体档案封面。 归档清单 生成归档交接清单（含文件列表、数量、归档人、接收人），双方电子签名确认。

## 3. 电子文件管理  (OA: T+:)
文件格式支持 支持常见格式（PDF、OFD、DOC、XLS、PPT、CAD、JPG、MP4等）。关键档案建议转换为PDF/A格式长期保存。 元数据管理 每个文件记录：标题、作者、形成时间、归档时间、页数、文号、关键词、摘要、关联项目/合同/设备编号等。支持自定义元数据模板。 全文检索 支持按文件名、元数据、PDF/DOC正文内容进行全文检索。OCR识别扫描件中的文字，实现可搜索。 版本控制 同一档案可存在多个版本（如图纸V1.0、V2.0）。系统记录版本历史、变更说明。当前有效版本标记为“现行”，旧版本标记为“作废”但保留。 水印与防篡改 电子文件在线预览时自动添加动态水印（用户名、时间、IP）。对关键档案计算哈希值并存证，防止篡改。 批量操作 支持批量下载（受权限控制）、批量转移、批量修改元数据。

## 4. 实体档案管理  (OA: T+:)
入库上架 实体档案入库后，管理员扫描条形码，录入存放位置。支持移动端扫描快速上架。 档案盒/卷管理 同一项目的多份文件可合并放入一个档案盒，系统记录盒内文件清单。盒号与位置绑定。 温湿度监控（可选） 对珍贵档案库房，可集成温湿度传感器，超出范围自动报警，记录历史数据。 档案修复与保护 记录档案破损、修复记录（修复人、方法、日期）。对褪色、虫蛀等情况进行预警。 销毁管理 保存期满的档案进入销毁鉴定流程。经审批后，实体档案执行销毁（拍照或视频记录），电子档案彻底删除或逻辑删除。系统留存销毁证明。

## 5. 借阅与利用管理  (OA: T+:)
借阅申请 员工在线申请借阅档案（选择电子版在线预览/电子版下载/实体档案借出）。填写借阅目的、使用期限、是否涉及密级。 审批流程 根据档案保密等级配置审批流（一般档案→部门负责人审批；机密档案→资料室主任+部门分管领导审批；绝密档案→高管审批）。审批意见在线留痕。 电子借阅 获批后，电子档案在线预览（水印保护，不可下载/截图）。如需下载，系统生成加密带水印的PDF，设置有效期（如7天后自动失效）。所有操作记录日志。 实体借阅 获批后，管理员扫描档案条码出库，记录借阅人、预计归还日期。系统发送借出通知。逾期未归还自动催还。 归还与检查 实体档案归还时，管理员扫描条码，检查完整性（是否缺页、污损）。如有损坏，记录损坏情况并触发赔偿或修复流程。 借阅历史与统计 记录每个档案的借阅次数、借阅人、用途。生成热门档案排行榜、部门借阅统计。 预约与续借 档案被借出时，其他用户可预约。借阅人可在线申请续借（需审批）。

## 6. 保密与权限管理  (OA: T+:)
密级分类 定义密级：公开、内部、秘密、机密、绝密。每个密级对应不同的访问控制策略（谁可申请、谁可审批、是否允许下载、是否水印）。 角色权限 预设角色：普通员工（仅查看公开/内部档案）、部门主管（查看本部门档案）、资料室管理员（管理所有档案）、高管（查看秘密以上）、审计专员（只读特定范围）。 细粒度权限 可针对单个档案或文件夹设置：可见、可预览、可下载、可打印、可修改、可删除、可授权。支持按部门、岗位、项目组动态授权。 访问日志 所有对档案的访问（查询、预览、下载、打印、修改、删除）均记录操作人、时间、IP、操作类型。日志保存不少于6个月（满足审计要求）。 脱敏与遮挡 对于含敏感信息（如身份证号、银行账号）的档案，支持自动脱敏显示或手动遮挡。

## 7. 合规与审计支持  (OA: T+:)
审计追踪 为内部审计、外部监管提供档案管理审计报告：归档合规性、借阅记录、销毁记录、权限变更记录。一键导出。 电子签名与时间戳 关键档案（如合同、验收报告）的归档过程支持电子签名和可信时间戳，满足电子证据要求。 备份与恢复 电子档案自动备份（本地+异地/云），备份策略可配置（每日增量、每周全量）。提供灾难恢复演练记录。 长期保存格式 对需要永久保存的电子档案，自动转换为PDF/A、XML等长期保存格式，定期检查可读性。

## 8. 与其它部门的接口要求  (OA: T+:)
所有业务部门 归档申请、文件上传、借阅申请、借阅历史查询。 申报服务部 自动获取申报所需档案（证书、检测报告、合同、验收文件）的电子版及归档状态。 法务风险部 合同、诉讼文书、知识产权证书的自动归档；借阅审批中的合规审查。 工程监理部 图纸、验收记录、监理日志的版本归档，确保现行版本有效。 财务部 会计档案（凭证、账簿、报表）的归档与借阅。 人力资源部 员工档案（入离职、合同、培训记录）的自动归档。 知识产权部 专利证书、商标注册证、著作权证书的电子档同步。 质安部 质量记录、安全报告、体系文件、特种设备档案的归档。